Optimisation des exports comptables

Lorsque vous disposez d’un abonnement Entreprise, vous avez accès à la fonctionnalité d'”export comptable” qui vous permet de simplifier vos échanges avec votre comptable en vous fournissant un fichier zip mensuel contenant l’ensemble de votre facturation et des achats que vous avez saisi dans votre compte.

Nous avons optimisé et enrichi ce système d’export :

  • nous proposons maintenant différents formats de fichiers d’écritures comptable: le format Ciel (Ximport) et le format EBP (ascii), qui sont directement importable dans les logiciels capable de lire ces formats, ainsi que des fichiers Excel spécifiques pour Sage Coala et Ibiza, qui permettent d’importer les écritures par simple copier/coller depuis Excel vers ces logiciels.
  • vous pouvez dorénavant personnaliser la plupart des paramètres utilisés dans ces fichiers d’écritures : nom des journaux, racine des comptes clients et fournisseurs, codes d’imputation pour la TVA collectée et la TVA due, comptes d’attente pour les achats et les ventes à qualifier par votre expert-comptable, …
  • si vous souhaitez qualifier vous même chacune de vos opérations pour réduire vos frais de comptabilité, vous avez aussi la possibilité d’activer la personnalisation comptable avancée: vous pourrez alors définir des codes d’imputation spécifique pour chaque client/fournisseur, ainsi que pour chaque achat et chaque vente. Vous pourrez aussi indiquer les achats qui doivent faire l’objet d’une auto-liquidation de la TVA ou encore indiquer les achats qui constituent des immobilisations. Le système tient compte de toutes ces informations pour générer les écritures correspondantes.

L’ensemble des paramètres sont pré-remplis pour vous avec les valeurs par défaut usuelles en la matière, et si vous décidez de personnaliser vos exports, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre expert-comptable pour qu’il vous explique les éventuelles notions que vous ne maitrisez pas, et qu’il vous guide dans les meilleurs choix à faire pour faciliter vos échanges avec lui, car il est le seul à pouvoir vous renseigner correctement sur ce sujet.

Enfin, nous allons dans les prochaines semaines continuer l’optimisation de ce système pour:

  • faciliter la saisie des codes d’imputations, via un système d’auto-complétion
  • ajouter l’export de la liste des codes d’imputations et de la liste des comptes clients et comptes fournisseurs que vous utilisez, afin de faciliter la transmission de ces informations à votre comptable.

Fin programmée de l’API XML au profit de l’API JSON

Nous mettons fin à l’API XML à compter du 1er novembre 2013. Dorénavant, pour utiliser notre API, vous devrez obligatoirement passer par le format JSON, qui présente le double avantage d’être plus facile à manipuler et d’être plus compact (et donc de proposer des performances accrues dans l’échange de données entre votre outil et notre service). Nous avons aussi mis en production quelques évolutions sur la version JSON de l’API.

Afin de ne pas perturber le fonctionnement actuel des applications que vous auriez pu développer, votre compte est configuré pour continuer à accéder à l’ancienne API XML ou JSON. Lorsque vous êtes prêt à basculer sur la nouvelle API, il vous suffit de l’indiquer directement depuis la page d’accueil de la documentation de l’API.

Pendant la période de transition, veuillez noter que:

  • si vous êtes un utilisateur de l’API XML, cette version de l’API n’évolue plus, et elle sera totalement supprimée à compter du 1er novembre 2013. 
  • si vous êtes déjà un utilisateur de l’API JSON, nous avons fait évoluer le système de pagination des résultats, et vous devez dorénavant identifier votre application via un User-Agent afin de nous permettre de vous contacter en cas de problème avec votre utilisation de l’API.

Ces modifications nous permettrons par la suite d’ajouter plus facilement de nouvelles fonctionnalités dans l’API, afin de permettre une intégration plus forte entre notre service et votre propre système d’information.

Optimisation de la facturation

Nous avons récemment publié plusieurs modifications permettant d’améliorer la partie facturation du service:

  • La colonne quantité sur les documents PDF est maintenant placée entre le PU HT et le TOTAL HT sur chaque ligne de facturation (auparavant la quantité était située complètement à gauche). Ce changement permet de rendre les factures plus lisibles, en particulier quand on souhaite contrôler ligner par ligne ce qui a été facturé.
  • lorsque vous gérez une entreprise soumise à la TVA, et que vous émettez une facture exonérée de TVA, la colonne de pourcentage de TVA n’est plus affichée dans le PDF. En effet, dans ce cas de facturation, puisque vous n’appliquez pas de TVA, cette colonne était en permanence à zéro. La mention du motif d’exonération de TVA étant suffisant pour justifier l’absence de TVA sur votre facture, cette optimisation permet donc de rendre les factures plus lisibles.
  • Toujours dans le cas d’une entreprise soumise à la TVA, vous pouvez maintenant décider d’afficher sur tous vos devis et toutes vos factures le montant total TTC de chaque ligne de facturation. Vous pouvez activer cette option dans l’onglet “Paramètres” / “Facturation”.
  • vous avez maintenant un troisième choix de numérotation des factures, la numérotation continue: vos factures sont numérotées de manière séquentielle avec un nombre qui croit à l’infini, et donc sans préfixe d’année ou de mois. Vous pouvez changer de type de numérotation dans l’onglet “Paramètres” / “Facturation”.

Amélioration de la gestion des achats

Nous venons de mettre en production diverses optimisations sur la partie “Achats” de l’application :

  • Les fiches fournisseurs sont maintenant calquées sur les fiches clients, et elles incluent donc une carte google map (si les coordonnées du fournisseur sont remplies), mais aussi des statistiques sur l’évolution des achats chez ce fournisseur.
  • Chaque achat récurrent dispose d’une fiche récapitulative calquée sur la fiche d’une facture récurrente
  • Vous pouvez dorénavant générer en avance l’enregistrement d’un achat récurrent ou bien d’une facture récurrente

Ces évolutions permettent d’harmoniser la gestion des ventes et la gestion des achats, en proposant la même richesse fonctionnelle pour l’ensemble de la gestion de votre entreprise.

Stockage de tout type de fichiers

Avec l’option Gold, vous avez dorénavant la possibilité de stocker tout type de fichier sur nos serveurs sans que ces fichiers ne soient rattachés à un achat ou une facture. Cela peut vous servir par exemple à stocker les relevés bancaires de votre entreprise, les contrats que vous passez avec vos prestataires, etc. Si vous avez un abonnement entreprise, vous pouvez indiquer pour chaque fichier si vous souhaitez l’inclure ou non dans l’export comptable. Et bien entendu, ces fichiers sont automatiquement synchronisés avec votre éventuel compte Dropbox ou Google Drive.

L’ajout de fichiers se fait dans l’onglet “Fichiers”, page “Fichiers divers”.